Arhivinfo sistem

Arhivski sistem ArhivInfo 2 – Digitalna Lista Kategorija Registraturskog Materijala namenjen je preduzećima sa manjim obimom dokumentacije. Sistem kroz svoj glavni modul Dokumenti (koji u stvari predstavlja digitalnu listu kategorija registraturskog materijala) korisnicima omogućava:

1.  Kreiranje i podešavanje digitalne liste kategorija registraturskog materijala uz

– Definisanje tipova dokumenata.

– Definisanje neograničenog broja arhivskih kategorija dokumenata.

Pri formiranju arhivske kategorije, ArhivInfo 2 – DLKRM  pruža mogućnost unosa i pretrage: klasifikacione oznake, naziva i roka čuvanja arhivske kategorije dokumenata.

– Definisanje atributa za svaku arhivsku kategoriju dokumenata. Atribute je moguće definisati prema tipu (slova – brojevi, celi broj, datum, decimalni broj, DaNe, lista) i dužini atributa.

– Generisanje i štampu liste dokumenata i arhivskih kategorija prema zadatim kriterijumima i odgovarajućem poretku za pripadajuću arhivsku kategoriju.

2.   Pretraživanje dokumenata

Pretraživanje arhiviranih dokumenata je moguće izvršiti na tri načina. Prvi način omogućava pretragu arhiviranog dokumenta preko kucanja traženog pojma u okviru označenog atributa tekuće arhivske kategorije za godinu nastanka i tip dokumenta.

Podmodul Upit atributa omogućava pretragu i pregled dokumenata po bilo kom od atributa u okviru jedne ili više kategorija. Ukoliko je atribut jedinstven (naziv, PIB, matični broj itd.), korektnim upitom je moguće dobiti kompletan predmet generisan u više arhivskih kategorija.

Podmodul Upit centar omogućava pravljenje složenih upita u okviru atributa arhivske kategorije za tekuću godinu ili u okviru svih godina.

3.   Skeniranje dokumenata

Skeniranje dokumenata je  podmodul koji Vam omogućava:

– Import dokumenata nastalih u elektronskom obliku

– Izbor skenera za skeniranje. Podržani su svi  ISIS kompatibilni skeneri papira i mikrofilma. To su prevashodno skeneri sa SCSI konekcijom.

– Podešavanje sledećih parametara skeniranja u posebnom prozoru: veličina stranice za skeniranje, crno belo, nijanse sive, kolor skeniranje, rezolucija skeniranja, nivo osvetljenosti i kontrasta, izbor tipa datoteke u koju će se vršiti skeniranje (TIF, JPG, PDF, BMP itd.) i u zavisnosti od ovog tipa izbor stepena kompresije. Pored navedenih podešavanja, moguće je izvršiti i specijalna podešavanja u zavisnosti od modela skenera.

– Podešavanje parametara skeniranja: osvetljenost, kontrast, rotacija, duplex, flatbed.

– Podešavanje parametara pregleda već skeniranog dokumenta: osvetljenost, kontrast, pogled u ogledalu itd.

4.   Arhiviranje na izmenjive (CD, DVD i dr.) medije

Eksport je podmodul koji Vam omogućava da skenirane dokumente i podatke arhivske kategorije, koje inače čuvate na diskovima vašeg sistema, prebacite na izmenljive medije (CD, DVD ili optičke diskove). Arhivski sistem ArhiInfo vrši auto-numeraciju svakog eksporta i na taj načina vam pruža sledeće mogućnosti:

– Skenirani dokumenti Arhivske kategorije se nakon eksporta na izmenljive medije mogu obrisati, a sistem će od vas tražiti eksportovani medij svaki put kada želite da pristupite arhiviranom dokumentu. Osim u svrhu sigurnosti, ovakav način arhiviranja koristi se i u svrhu rasterećenja sistema od arhivskih kategorija koje su postale „pasiva”.

– Ako operaciju eksporta Arhivske kategorije ne završite brisanjem skeniranih dokumenata sa sistema, dobićete kopije, odnosno (backup) vaših dokumenta na izmenljivim medijima.

5.   Sigurnosni modul

U okviru prvog nivoa sigurnosnog modula moguće je izvršiti administriranje liste korisnika i korisničkih grupa po lokacijama i arhivskim serverima sistema. Drugi nivo sigurnosnog modula omogućava definisanje prava pristupa za grupe i korisnike sistema na nivou kategorija, atributa i dokumenata, kao i pojedinačnih programskih funkcija. U SQL varijanti programa, sigurnosni sistem se oslanja na korisnike i grupe SQL servera. Nije potrebno znanje administracije SQL servera, jer se sve operacije izvode kroz sigurnosni modul ArhivInfa.

Arhivski sistem ArhivInfo 3 – Digitalna Lista Kategorija Registraturskog Materijala je modularan arhivski sistem za upavljanje dokumentima, koji korisnicima kroz svoja dva glavna modula Pisarnica i Dokumentacija pruža mogućnost vođenja digitalnog kancelarijskog i arhivskog poslovanja na zakonom propisan način.

Cilj razvojnog sektora preduzeća Mikrofilm sistem bio je da kroz jednostavne ekranske forme   korisnicima omogući:

1.  Kreiranje i podešavanje digitalne liste kategorija registraturskog materijala uz

– Definisanje tipova dokumenata.

– Definisanje neograničenog broja arhivskih kategorija dokumenata.

Pri formiranju arhivske kategorije, ArhivInfo 3 – DLKRM  pruža mogućnost unosa i pretrage: klasifikacione oznake, naziva i roka čuvanja arhivske kategorije dokumenata.

– Definisanje atributa za svaku arhivsku kategoriju dokumenata. Atribute je moguće definisati prema tipu (slova – brojevi, celi broj, datum, decimalni broj, DaNe, lista) i dužini atributa.

– Definisanje relacija između dokumenata i formiranje logičkih celina dokumenata.

ArhivInfo 3 – DLKRM pruža mogućnost formiranja neograničenog broja potkategorija dokumenata. Potkategorije dokumenta mogu se definisati u toku samog rada ili unapred, prilikom formiranja arhivske kategorije.

– Generisanje i štampu liste dokumenata i arhivskih kategorija prema zadatim kriterijumima i odgovarajućem poretku za pripadajuću arhivsku kategoriju.

– Upravljanje verzijama dokumenta i njihovo evidentiranje.

– Evidentiranje svake izvedene aktivnosti u sistemu.

2.  Kreiranje i podešavanje elektronske Pisarnice

Nakon kreiranja i podešavanja utvrđene liste kategorija registraturskog materijala sa rokovima čuvanja i klasifikacionom oznakom, definisanja atributa za svaku kategoriju, podešavanja sigurnosnog modula za korisnike i grupe korisnika, pristupamo kreiranju i podešavanju pisarnice. Prilikom kreiranja pisarnice moguće je kreirati jednu ili više pisarnica, u zavisnosti od postojeće organizacije.

Elektronska pisarnica predstavlja organizacionu jedinicu ili radno mesto u registraturi gde se vrše sledeći poslovi:

–  Prijem pošte.

–  Otvaranje i pregledavanje pošte.

– Unos atributa definisanih Pravilnikom o kancelarijskom i arhivskom poslovanju za kategoriju kojoj primljeni dokument pripada. Osim definisanih, korisnik može proširiti listu atributa za kategoriju i na taj način dobiti mogućnost efikasnije pretrage dokumenata.

–  Skeniranje ili import primljenog dokumenta.

– Elektronsko zavođenje dokumenta, s tim što administrator sistema može da izvrši i rezervaciju određenog obima zavodnih brojeva u slučaju da za jednu pisarnicu postoji više dislociranih organizacionih jedinica koje nisu u sistemu. Zavođenje dokumenata moguće je izvršiti u okviru jedne godine ili kategorije i godine zajedno.

– Dostavljanje zavedenih dokumenata unutrašnjim organizacionim jedinicama i korisnicima. Papirni dokument se nakon navedenih procesa može arhivirati i predati u arhivski depo.

3.  Pretraživanje dokumenata

Pretraživanje arhiviranih dokumenata je moguće izvršiti na tri načina. Prvi način omogućava pretragu arhiviranog dokumenta preko kucanja traženog pojma u okviru označenog atributa tekuće arhivske kategorije za godinu nastanka i tip dokumenta.

Podmodul Upit atributa omogućava pretragu i pregled dokumenata po bilo kom od atributa u okviru jedne ili više kategorija. Ukoliko je atribut jedinstven (naziv, PIB, matični broj itd.), korektnim upitom je moguće dobiti kompletan predmet generisan u više arhivskih kategorija.

Podmodul Upit centar omogućava pravljenje složenih upita u okviru atributa kategorije i pripadajućih potkategorija za tekuću godinu ili u okviru svih godina.

4.  Skeniranje dokumenata

Skeniranje dokumenata je  podmodul koji Vam omogućava:

– Import dokumenata nastalih u elektronskom obliku

– Izbor skenera za skeniranje. Podržani su svi ISIS kompatibilni skeneri papira i mikrofilma. To su prevashodno skeneri sa SCSI konekcijom.

– Podešavanje sledećih parametara skeniranja u posebnom prozoru: veličina stranice za skeniranje, crno belo, nijanse sive, kolor skeniranje, rezolucija skeniranja, nivo osvetljenosti i kontrasta, izbor tipa datoteke u koju će se vršiti skeniranje (TIF, JPG, PDF, BMP itd.) i u zavisnosti od ovog tipa izbor stepena kompresije. Pored navedenih podešavanja, moguće je izvršiti i specijalna podešavanja u zavisnosti od modela skenera.

– Podešavanje parametara skeniranja: osvetljenost, kontrast, rotacija, duplex, flatbed.

– Podešavanje parametara pregleda već skeniranog dokumenta: osvetljenost, kontrast, pogled u ogledalu itd.

5.  Arhiviranje na izmenjive (CD, DVD i dr.) medije

Eksport je podmodul koji Vam omogućava da skenirane dokumente i podatke arhivske kategorije, koje inače čuvate na diskovima vašeg sistema, prebacite na izmenljive medije (CD, DVD ili optičke diskove). Arhivski sistem ArhiInfo vrši auto-numeraciju svakog eksporta i na taj način vam pruža sledeće mogućnosti:

– Skenirani dokumenti Arhivske kategorije se nakon eksporta na izmenljive medije mogu obrisati, a sistem će od vas tražiti eksportovani medij, svaki put kada želite da pristupite arhiviranom dokumentu. Osim u svrhu sigurnosti, ovakav način arhiviranja koristi se i u svrhu rasterećenja sistema od arhivskih kategorija koje su postale „pasiva”.

– Ako operaciju eksporta Arhivske kategorije ne završite brisanjem skeniranih dokumenata sa sistema, dobićete kopije, odnosno (backup) vaših dokumenta na izmenljivim medijima.

6.  Sigurnosni modul

U okviru prvog nivoa sigurnosnog modula moguće je izvršiti administriranje liste korisnika i korisničkih grupa po lokacijama i arhivskim serverima sistema. Drugi nivo sigurnosnog modula omogućava definisanje prava pristupa za grupe i korisnike sistema na nivou kategorija, atributa i dokumenata, kao i pojedinačnih programskih funkcija. U SQL varijanti programa, sigurnosni sistem se oslanja na korisnike i grupe SQL servera. Nije potrebno znanje administracije SQL servera, jer se sve operacije izvode kroz sigurnosni modul ArhivInfa.

7.  Zaključak

Osnovni zadatak projekta ArhivInfo 3 – DLKRM je prelazak sa analognog na digitalni model arhiviranja uz striktno poštovanje zakonske regulative koju nalažu Pravilnik o kancelarijskom i arhivskom poslovanju i Zakon o kulturnim dobrima. Prelaskom na digitalni model arhiviranja korisnik dobija niz značajnih prednosti. Navešćemo samo neke od njih:

– Odlaganje papirne arhive u arhivski depo odmah nakon prijema i obrade.

– Čuvanje informacija i dokumenata na nekom od eksternih medija uz backup na mikrofilmu je pouzdanije, s obzirom da je propisani vek trajanja mikrofilma 500 godina.

– Postižu se velike uštede u troškovima materijala, transporta, opreme za odlaganje i vremenu nalaženja informacija i dokumenata.

– Informacije i dokumenti smešteni na nekom od eksternih medija zauzimaju pri odlaganju i čuvanju mnogo  manje prostora (postiže se ušteda u prostoru i do 98%).

– Kontrola obrade i distribucije arhiviranih dokumenata.

– Mogućnost upravljanja arhiviranim dokumentima.

Osim licenciranja za krajnje korisnike arhivskog programa ArhivInfo, preduzeće Mikrofilm sistem d.o.o. vrši

sertifikaciju distributera i komercijalnih korisnika programa.

Za dodatne informacije možete se obratiti Rukovodiocu IT sektora Dejanu Anđeliću na telefon +38163665699 ili

e-mail andjelicd@mfs.rs