Skeniranje

Bez obzira u kom obliku se trenutno čuva dokumentacija (papir ili mikrofilm), dokument i informacija mogu biti korišćeni zajedno. Skeniranjem papira i/ili mikrofilma u nekom od naših sistema za digitalno arhiviranje i upavljanje dokumentima, formira se baza slika (image) koja može biti povezana sa bazom podataka na više relacija, već prema zahtevu i potrebi korisnika.

Tek ovim postupkom informacioni sistem postaje potpun i jedinstven, jer sadrži sve parametre svoje geneze (podatke, informacije, slike dokumenata iz kojih su proizišli podaci i informacije), sa svim mogućnostima formiranja komparativnih i uporednih stanja.

Ovako uređena i obrađena arhiva može biti korišćena sa svakog radnog mesta u intranet i/ili internet okruženju, a zadati nivo pristupa striktno kontroliše šta je od dokumenata kome dostupno. Sigurnost dokumenata je potpuna, a način korišćenja prilagođen zahtevu informacionog sistema, brz, funkcionalan, savremen i iznad svega komforan. Uštede koje pruža ovakav način poslovanja u potpunosti opravdavaju nivo investicije.

Zašto IMAGING?

Kada analiziramo prirodu i način rada praktično u svim sredinama, možemo sa sigurnošću u njihovu verodostojnost da koristimo podatke koje su sakupile razne savetodavne i istraživačke organizacije iz SAD (Coopers & Lybrand, Delphi Group, Nolan Norton Institute, AIIM, itd.).

Ti podaci govore sledeće:

90% dokumenata, sa kojima svakodnevno radimo, veoma su raznovrsni,

Sakupljanje, razvrstavanje i otprema dokumenata predstavlja 90% tipičnih poslova u pisarnici,

7,5–15% dokumenata se izgubii za njihovo traženje potrošimo 30% svog radnog vremena,

Troškovi za skladištenje informacija na papiru iznose 4,55$/MB, a na optičkom disku samo 0,06$/MB,

U firmama se dodatno napravi prosečno 19 kopija istog dokumenta,

Firme čuvaju 90% svog znanja na papiru, a sa prelaskom na elektronsku obradu dokumenata firme mogu smanjiti veličinu arhive za 60–80%,

5% svih troškova sa arhiviranjem dokumenata predstavlja oprema, 20% prostor, a čak 70% odlazi na plate zaposlenih,

Troškovi rada za arhiviranje svakog dokumenta iznose 20 $, za traženje arhiviranih dokumenata 120 $ i čak 250$ za „restauraciju” podataka iz izgubljenih dokumenta,

Pretpostavimo da se nakon implementacije imaging sistema:

produktivnost (vreme odziva) poveća od 25 do 50%,

transakcijsko vreme smanji do 75%,

troškovi arhiviranja (prostor) smanje oko 60–80%.

Na osnovu ovih parametara možemo, u našim uslovima, potražiti konkretne dobiti. Uzmimo za primer „sistem” sa 100 zaposlenih u kome uvek svako, svaki dan traži samo po jedan dokument 10 minuta. To je celih 4166 časova godišnje! Već u ovom primeru je više nego očigledno da se investicija u imaging povrati veoma brzo, praktično za godinu ili dve (1 sat po 5 $ = preko 20.000 $ godišnje). Na primeru „američke” produktivnosti (30% utrošenog vremena za traženje dokumenata) ušteda u jednoj godini iznosi više od 60.000 časova (320 hiljada dolara godišnje). Praktično 30 zaposlenih postoji samo zato da pretražuju i skladište papire, umesto da stvaraju novu vrednost i dodatno oplemene uloženi kapital! Tome svakako treba pridodati uštede troškove prostora, ako se uzme da je prosečna cena poslovnog prostora 25 američkih dolara/m2.

Pozivamo vas da kalkulaciju napravite u svojoj firmi. Ubeđeni smo da će to biti kalkulacija koja će vas prijatno iznenaditi....