Mikrofilmovanje

Osnovni zadatak savremenih informacionih sistema je da omoguće metode informisanja, odnosno da se informacije prikupljaju u skladu sa potrebama korisnika. Između ostalog, to znači da dobar informacioni sistem treba da omogući brz pristup traženoj informaciji i lako rukovanje medijumom na kome se informacija nalazi. Značajan korak u usavršavanju i poboljšanju efikasnosti poslovanja i operativnog rada predstavlja uvođenje mikrofilma.

Mikrofilm predstavlja u razmeri umanjenu reprodukciju originala na filmu kao medijumu i kao takav uspešno rešava neke od problema vezanih za druge nosioce informacija kao što su papir i magnetni medijum. Za korišćenje ovako memorisanih informacija potrebni su optički uređaji koji mikrosnimke uvećavaju radi čitanja ili izdavanja na papiru.

Zahvaljujući svojim osnovnim osobinama, mikrofilm ima niz prednosti u odnosu na druge medijume:

omogućava veću gustinu memorisanja informacija,

informacije se memorišu u svom izvornom, analognom obliku,

pronalaženje informacije je brzo i jednostavno,

čuvanje informacija na mikrofilmu je pouzdanije (pod relativno jednostavnim uslovima, vek trajanja je preko 500 godina),

informacije na mikrofilmu zauzimaju pri odlaganju i čuvanju mnogo manje prostora (postiže se ušteda u prostoru od 98%),

mikrofilm je znatno jeftiniji od drugih nosilaca informacija,

postižu se velike uštede u troškovima materijala, transporta, opreme za odlaganje i vremenu nalaženja informacija.

  

Jedno od najpogodnijih sredstava za arhiviranje i prenošenje informacija svakako je mikrofilm. U uslovima savremene tehnike i tehnologije, mikrofilm tehnika predstavlja ne samo jednu od racionalnih tehnika već pruža mogućnost, na prvom mestu, organizacionih i tehnoloških unapređenja i rešenja. Zbog toga, uvođenje mikrofilm tehnike treba tretirati ne samo kao tehnički nego, pre svega, organizacioni problem.

Organizacija mikrofilmskog sistema zavisi od organizacione strukture i povezanosti organizacija koje treba da obuhvate sistem. U većini slučajeva pojavljuje se veći broj organizacija koje su istovremeno i izvor i korisnik informacija, u vidu raznih dokumenata (crteža, akata, dosijea, i dr.).

Navedeni primeri potvrđuju efikasnost primene mikrofilmske tehnike, pa se može zaključiti da se ovde radi o jednom od sredstava racionalizacije, ali čije ostvaranje ne zavisi samo od troškova investicija već, možda, više od shvatanja i angažovanja da se ona dosledno sprovede.

U praksi se pokazalo da se kod mikrofilmovanja dokumentacije mogu razlikovati sledeća područja primene:

- Mikrofilm u radnom procesu.

Pod ovim podrazumevamo snimanje dokumentacije odmah posle prve obrade. Takva  dokumentacija se mora arhivirati, odnosno odlagati, jer se dalja obrada predmeta vrši na osnovu mikrofilmskog snimka. Na taj način se izbegava obimno odlaganje na radnom mestu i u arhivi. Zagarantovana je potpunost dokumentacije, a pomoću određenih sistema moguće je sređivanje po oblastima rada. Manipulacija za korišćenje mikrofilma je daleko jednostavnije nego pri traženju originalnog dokumenta. Podaci i tekstovi nagomilani u memorijama računara mogu se pre dobiti na mikrofilmu nego što bi ih odštampali brzi štampači računara.

- Mikrofilm umesto starih arhiva.

Kada je reč o snimanju originalne arhivske dokumentacije, snimanja pasivne arhive se preporučuje kao potreba oslobađanja, uglavnom, velikog arhivskog prostora koji se ne može osloboditi na drugi način. Sistem sređenosti arhive se bez ikakve izmene može preneti na mikrofilm. Treba samo snimati one materijale čije čuvanje propisuje zakon što pak nalažu interesi radne organizacije.

- Mikrofilm kao sredstvo sigurnosti.

Smisao sigurnosnog snimanja je da se važni dokumenti obezbede od gubljenja. Mikrofilmovi ili duplikati mikrofilmova ovih i ovakvih dokumenata se mogu čuvati na odgovarajućim mestima. Troškovi prostora su zanemarljivi.

Primeri sigurnosnog snimanja:

1. Obezbeđenje pravnog zahteva.

2. Osiguranje dokumenata od istorijske vrednosti.

3. Osiguranje poslovnih podataka.

Pored najveće gustine pakovanja mikrofilm kao medij ima niz drugih prednosti, kao što su memorisanje podataka u njihovom prirodnom obliku, samo umanjene i svedene na istu veličinu, pogodne za pronalaženje, za arhiviranje i korišćenje.

Ušteda u arhivskom prostoru su najlakše merljive (iznose 98% u odnosu na papir) i u vreme stalnog porasta cene poslovnog prostora nikako nisu zanemarljive.

Međutim, ostale pogodnosti koje pruža korišćenje mikrofilma je humaniziranje radnog procesa u arhivama i dokumentaciji, brže i tačnije informisanje, lakše distribuiranje informacija, njihovo obezbeđivanje i zaštita od elementarnih nepogoda ili prosto gubljenja i oštećenja. U slučaju radnih organizacija od vitalnog značaja za zajednicu, sigurnost i zaštita projekata trasa i ostale dokumentacije je od neprocenjivog značaja.

Pomenuti način arhiviranja, kompatibilan je sa svakim informacionim sistemom i veoma lako i brzo može biti preveden u digitalni oblik (skeniranjem) i kao takav biti na raspolaganju svakom korisniku mreže, uz primenu odgovarajućeg software-a “ArhivInfo” koji smo projektovali po ugledu na zakonsku Listu Kategorija Registraturskog Materijala.